10 claves sobre el registro diario de jornada: del compliance laboral a la digitalización
El registro diario de la jornada está en el foco de la Inspección y es fundamental asegurarse de que la empresa cumple todas sus obligaciones. Además, puesto que es una exigencia legal, puede ser el momento de apostar por la digitalización para cumplir con esta obligación (y otras añadidas).
Así lo hemos explicado hoy, 18 de enero de 2023, en el marco de uno de nuestro SincroGO Smart Talks centrado en registro de jornada (criterio de la Inspección & jurisprudencia) y digitalización en la gestión de personas: cómo cumplir con la normativa laboral aunando además las políticas de dirección estratégica de personas.
En esta ocasión, la inauguración y conclusiones han corrido a cargo de Carlos Mª Ruiz, CEO de SincroGO y los ponentes han sido Estela Martín, Abogada de SincroGO, y Marc Conesa, Responsable de Partners y Channel en Factorial HR.
10 claves sobre el registro diario de jornada
- Registro obligatorio tanto en presencial como en híbrido o 100% remoto
El registro de jornada diario es obligatorio para todos las empresas (sea cual sea el número de empleados) y ya se trate de empleados en presencial, modelos híbridos o 100% remoto (art. 14 de la Ley 10/2021 de trabajo a distancia)
2. Registro diario
El registro tiene que ser diario, no siendo aceptable la exhibición del horario general de aplicación en la empresa, el calendario laboral o los cuadrantes horarios elaborados para determinados periodos.
3. Sistema objetivo y fiable
Tal y como dispone la sentencia del Tribunal de Justicia de la Unión Europea (TJUE) de 14 de mayo de 2019, el sistema implantado debe ser objetivo y fiable, de modo que permita computar la jornada laboral diaria realizada por cada trabajador.
4. El registro opera para ambas partes (empresa y trabajador)
Los tribunales han dejado claro que el registro opera para las dos partes: empresa y trabajador. Eso significa que por parte de la empresa, ésta puede utilizar el registro de jornada para sancionar retrasos e incumplimientos e incluso descontar en nómina los retrasos.
El Tribunal Supremo ha sentenciado expresamente que cabe descontar directamente de las nóminas mensuales de los trabajadores los retrasos en el fichaje de entrada. Entiende el TS que no constituye una multa de haber (sent. del TS de 27 de mayo de 2021; caso alusivo al sector de contact center).
Por su parte, y entre otras sentencias, se ha declarado procedente el despido disciplinario de un trabajador que estando en teletrabajo fichaba horas cuando en realidad no estaba trabajando (prueba de detectives; trasgresión de la buena fe contractual y abuso de confianza) (STSJ de Madrid de 18 de julio de 2022).
5. No caben los despidos sorpresivos
Aunque el registro de jornada puede utilizarse para sancionar, llegando incluso al despido, no cabe realizar un «despido sorpresivo». Si se ha creado una situación de tolerancia empresarial (nunca se han sancionado los retrasos y/o incumplimientos de horario), no cabe de repente realizar un despido.
Si no se ha sancionado previamente al trabajador por sus retrasos / faltas, no cabe luego despedir disciplinariamente (hay que realizar advertencias previas). STJS de Asturias de 28 de julio de 2022 (176 faltas de puntualidad. Despido improcedente al tratarse de un «despido sorpresivo»)
6. Puesta a disposición de los representantes
No hay obligación de entregar copia de los registros a los trabajadores o a sus representantes (a salvo de que así lo disponga expresamente el convenio colectivo o por pacto expreso al respecto. Sí hay que poner a su disposición el registro, si éstos lo piden, pero eso no conlleva la obligación de entregar una copia.
7. Cuatro años de conservación
La norma establece expresamente que la empresa tiene que conservar los registros durante cuatro años
8. ¿Se puede hacer el registro en papel?
La Audiencia Nacional se ha pronunciado expresamente sobre los registros de jornada en papel en estas dos sentencias:
SAN 9.12.20: En principio, es lícito el registro en papel firmado por los empleados (modelo autodeclarativo)
SAN 15.02.22. Estima en parte de los sindicatos. La empresa sólo dispone de una hoja en papel donde el empleado firma cuando toma el servicio (complemento de toma y deje), con los inconvenientes que ello supone para que dicha información pueda luego ser puesta a su disposición y de la RLT e ITSS.
En opinión de SincroGO, y aunque es cierto que la norma no establece que no pueda hacerse en papel, no es recomendable este sistema. Hay un mayor riesgo de incumplimiento, complica la conservación de los registros durante cuatro años y es más difícil probar el cumplimiento de los requisitos fijados por el TJUE de «objetividad» y «fiabilidad».
9. Cabe política de prohibición de horas extras
La Audiencia Nacional (SAN de 10.12.2019) ha sentenciado que puesto que las horas extraordinarias deben ser siempre pactadas como se deduce del art. 35 el ET, cabe por tanto que se prohíba realizar horas por encima del horario convenido salvo autorización expresa de la empresa.
En todo caso, hay que consultar el convenio colectivo de aplicación.
10. ¿Y si el trabajador no ficha o se le olvida?
La empresa tiene la obligación de realizar el registro diario de todos los trabajadores. Por tanto, si hay empleados que no fichan o se les olvida fichar, es aconsejable que la empresa envíe un recordatorio de la política de fichajes y el modo de hacerlo a toda la plantilla (así como recordatorios periódicos por escrito, o colgarlos en la internet, enviarlos por mail… para que quede constancia).
Además, si hay algún empleado que persiste en su actitud de no fichar o no hacerlo de la manera adecuada, puede realizarse una amonestación (por escrito para que quede constancia) y advertirle que si sigue incumpliendo su obligación de registrar su jornada diaria, la empresa podrá sancionarle.
Digitalización en la gestión de RRHH
Puesto que las empresas tienen una obligación que cumplir (registro diario de jornada), la mejor manera de hacerlo es utilizar la tecnología para automatizar esta obligación y poder centrarse en aportar valor añadido, como ha destacado Marc Conesa en su intervención.
El registro diario de jornada es una cuestión de compliance laboral, pero también entra de lleno en la óptica de la dirección estratégica de personas:
- Por un lado, la experiencia del empleado en torno a la herramienta utilizada para dar cumplimiento a la obligación legal y
- Por otro, ayudar a los Dptos. de personas a centrarse en aportar valor añadido, al automatizar y digitalizar determinadas cuestiones.
En este sentido, una herramienta como Factorial permite, entre otras funcionalidades, personalizar las políticas de vacaciones para empleados, equipos y oficinas; digitalizar el proceso de aprobación de ausencias, hacer el seguimiento de las ausencias con un calendario automatizado…
Se trata, en definitiva, de confiar en la tecnología para automatizar y dar más valor a las cosas importantes
