¿Aprobaría su empresa una visita de la Inspección sobre el registro de jornada?
El registro diario de jornada es fuente de conflicto en los tribunales y también uno de los focos de atención para la Inspección de Trabajo. Recordamos aquí los puntos clave del Criterio Técnico 101/2019 sobre actuaciónd e la Inspección en materia de registro de jornada:
- Qué hay que registrar
Lo que debe ser objeto de registro es la jornada de trabajo realizada diariamente (hora de inicio y hora de fin).
No se exige expresamente el registro de las interrupciones o pausas entre el inicio y la finalización de la jornada diaria que no tengan carácter de tiempo de trabajo efectivo.
Al tratarse de una norma de mínimos, mediante negociación colectiva o acuerdo de empresa o, en su defecto, decisión del empresario previa consulta con los representantes, el registro de jornada podrá organizarse de manera que incluya las interrupciones o pausas que se consideren, siempre y cuando el registro incluya necesariamente el horario de inicio y fin de la jornada.
2. Registro y flexibilidad horaria
El registro se configura sin perjuicio de la flexibilidad que se establece este artículo (art. 34.2 y 3 del ET).
Esto implica que la lectura que se haga del registro a la hora de determinar el posible incumplimiento de determinados límites en materia de tiempo de trabajo deberá hacerse de manera integral, teniendo en cuenta todas las posibilidades que permite el ordenamiento laboral en materia de distribución del tiempo de trabajo.
Esto significa que es perfectamente posible aplicar por ejemplo el mecanismo de la distribución irregular de la jornada, bolsas de horas, compensación con descansos de horas extras… pero llegado el caso, la empresa deberá poder acreditar que si ha habido un exceso de horas, dicho exceso está justificado y/o compensado.
3. Sistema de registro objetivo y fiable
Tal y como dispone la sentencia del Tribunal de Justicia de la Unión Europea (TJUE) de 14 de mayo de 2019, el sistema implantado debe ser objetivo y fiable, de modo que permita computar la jornada laboral diaria realizada por cada trabajador.
En caso contrario, podría presumirse que es jornada toda aquella que transcurre entre la hora de inicio y de fin de la jornada de trabajo registrada y es al empleador (empresa) al que corresponderá acreditar que ello no es así.
¿Es lícito entonces el registro en papel? La norma no establece la forma (a salvo de lo que disponga el convenio) pero los tribunales sí se han pronunciado sobre esta cuestión.
4. Registro diario
El registro tiene que ser diario, no siendo aceptable la exhibición del horario general de aplicación en la empresa, el calendario laboral o los cuadrantes horarios elaborados para determinados periodos.
La razón es que éstos se formulan ex ante y determinarán la previsión de trabajo para dicho periodo, pero no las horas efectivamente trabajadas en el mismo, que sólo se conocerán ex post como consecuencia de la llevanza del registro de jornada.
5. Registro diario yhoras extras
Si bien el registro diario de jornada y el registro de horas extras constituyen obligaciones legales independientes y compatibles, también se debe considerar que el registro del art. 34.9 del ET puede ser utilizado por las empresas para el cumplimiento de la obligación de registro del art. 35. sin perjuicio de que, en caso de realización de horas extras, operen las obligaciones adicionales correspondientes.
La empresa deberá poder acreditar, llegado el caso, que el tiempo demás realizado por los trabajadores se ha retribuido o compensado con descansos (o bien que existen horas de exceso porque, por ejemplo, se ha aplicado la distribución irregular de la jornada, existe una bolsa de horas…).
6. Conservación de los registros
Nada dice la normativa respecto al modo de conservación de los registros. Por tanto, razona el Criterio Técnico, debe entenderse válido cualquier medio, físico o de cualquier otro tipo, siempre que el mismo garantice la fiabilidad y veracidad respecto de los datos registrados diariamente.
En este sentido, la sent. del TJUE de 14 de mayo de 2019 señala que el sistema debe ser accesible.
7. Puesta a disposición de los registros
El hecho de que los registros deban estar a disposición de los trabajadores y sus representantes implica necesariamente que los mismos deban estar o ser accesibles desde el centro de trabajo en el que se encuentren las personas trabajadoras o sus representantes.
En el caso de que el registro de jornada se haya instrumentado originalmente en papel, a efectos de su conservación podrá archivarse en soporte informático mediante el escaneo de los documentos originales, siendo guardado telemáticamente con las debidas garantías. Este archivo estará igualmente a disposición de los empleados, sus representantes y la Inspección de Trabajo.
8. ¿Hay que entregar copia de los registros?
La Inspección deja muy claro en el Criterio Técnico que ante la ausencia de referencia expresa en la normativa y por motivos de seguridad jurídica, hay que interpretar que la permanencia a disposición no implica la obligación de entrega de copias, salvo que así lo disponga un convenio colectivo o exista pacto al contrario.
Tampoco hay que entregar a cada trabajador copia de su registro diario.
9. Organización y documentación del registro
Será la que se determine mediante negociación colectiva, acuerdo de empresa o, en su defecto, decisión del empresario previa consulta con los representantes de los trabajadores.
No obstante, la existencia y obligación del registro diario no se hace depender de que haya una previsión o regulación concreta en negociación colectiva o acuerdo de empresa, es decir, que es una exigencia que hay que cumplir en todo caso.
En todo caso, debe ser un sistema de registro objetivo, que garantice la fiabilidad, veracidad y no alteración a posteriori de los datos y que respete la normativa de protección de datos (LO 3/2018, de protección de datos personales y garantía de los derechos digitales LOPDGDD).
10. Sanciones
Si existe certeza de que la empresa está cumpliendo la normativa en materia de tiempo de trabajo o de que no se hacen horas extras, aunque no se lleve a cabo el registro de la jornada de trabajo, tras la valoración del inspector actuante en cada caso, podrá sustituirse el inicio del procedimiento sancionador por la formulación de un requerimiento para que se dé cumplimiento a la obligación legal de garantizar el registro diario de la jornada de trabajo.
En todo caso, incumplir las obligaciones relativas al registro diario de jornada se considera infracción grave (art. 7.5 de la LISOS) sancionables con multa, en su grado mínimo, de 751 a 1.500 euros, en su grado medio de 1.501 a 3.750 euros; y en su grado máximo de 3.751 a 7.500 euros
