Checklist registro de jornada: cómo verificar si la empresa cumple con su obligación de registrar diariamente la jornada de todos sus empleados
Checklist registro de jornada. Ante el aluvión de consultas que hemos recibido en Sincro Business Solutions sobre la obligación de registrar diariamente la jornada de todos los empleados (RD-Ley 8/2019), en vigor desde el pasado 12 de mayo, nuestro Equipo Laboral ha elaborado este práctico checklist.
En él, podrá verificar si la empresa cumple o no con todas las obligaciones en materia del registro.
Checklist de 12 puntos
Verifique estos 12 puntos:
1. La empresa cumple con la obligación de registrar diariamente la jornada: incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de cada empleado.
Además, la empresa conservará los registros durante cuatro años y permanecerán a disposición de los empleados, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
2. Hay que registrar la jornada de todos los empleados. Las únicas excepciones son éstas:
– Personal de alta dirección
– Trabajadores que cuentan con un régimen específico o particular (por ejemplo, contratos a tiempo parcial o trabajadores que ya tienen registros específicos regulados en el RD 1561/1995, como los trabajadores móviles en determinados transportes por carretera)
– Relaciones o prestaciones de trabajo excluidas del ámbito de aplicación del Estatuto de los Trabajadores (por ejemplo, autónomos o socios trabajadores de cooperativas)
3. Si aún no se ha decidido la forma de realizar el registro, la empresa al menos ha convocado a los representantes de los trabajadores (y ha documentado las reuniones: actas).
4. La empresa tiene claro si el tiempo de la pausa para el bocadillo (mínimo 15 minutos en jornadas superiores a 6 horas) es o no tiempo de trabajo efectivo y, por tanto, remunerado o no (NOTA: este tiempo no se considera de trabajo efectivo salvo convenio, pacto o creación de derecho adquirido).
5. El sistema de fichaje elegido permite identificar claramente el tiempo que no se considera de trabajo efectivo (por ejemplo, comida, pausa bocadillo…)
6. El sistema de registro lo decide libremente la empresa (a salvo de lo que pueda disponer la negociación colectiva o por pacto o acuerdo con los representantes). Eso sí, no se puede obligar a los empleados a instalarse en sus móviles personales (sí en los corporativos) una app para fichar
7 Si la empresa cuenta en el centro de trabajo con gimnasio, talleres, sesiones de fisioterapia…, asegurarse de que el sistema de fichaje elegido permite registrar el tiempo invertido en estos espacios para no considerarlo como tiempo de trabajo efectivo
8. En caso de distribución irregular de la jornada, se tendrá en cuenta tanto el registro diario como el registro mensual (es decir, el hecho de que un registro horario diario compute excesos de jornada no se interpretará como horas extras si, analizado el registro mensual se prueba que se ha cumplido la jornada mensual ordinaria).
9. La empresa ha revisado su política de horas extras y ha explicado claramente a los empleados qué se entiende y qué no por “hora extra” (indicar, p.ej, expresamente que si los empleados, más allá de su horario, se quedan voluntariamente en su puesto, ese tiempo no se considerará en ningún caso como hora extra).
¡Cuidado!: Aunque es aconsejable optar por esta política, la Inspección de Trabajo, llegado el caso, siempre podrá imponer una sanción si considera que ese tiempo adicional sí es hora extra. En ese caso, su empresa tendría que acreditar que realmente no existe una hora extra.
En este sentido, el problema está en que la cuestión de determinar qué se considera una hora extra y qué no no es pacífica y existen sentencias dispares al respecto. Habrá que esperar a ver cómo los tribunales van delimitando esta cuestión cuando empiecen a llegar sentencias relativas a la nueva obligación de registrar diariamente la jornada de todos los empleados.
10. No contar con el registro supone una infracción grave tipificada con multas de 626 a 6.250 euros (NOTA: la graduación depende de varios criterios, entre ellos, el número de trabajadores afectados).
11. En el caso de empresas con sistemas de dirección por objetivos, cultura de la flexibilidad…, la organización ha diseñado o tiene previsto hacerlo un plan de comunicación interna para explicar la medida a los empleados.
12. La empresa es consciente de que la Inspección de Trabajo ya ha empezado a hacer visitas de inspección para comprobar si las empresas cumplen o no con la obligación de registrar la jornada.
Y recuerde que si su empresa necesita asesoramiento en materia laboral, fiscal&contable, no dude en contactar con nuestro Equipo de Expertos.
