Hoy, 12 de mayo, entra en vigor el registro diario de la jornada: resolvemos las 5 FAQs estrella
Llegó el día. Hoy domingo, 12 de mayo, entra en vigor el registro diario de la jornada obligatorio para todos los trabajadores, sea cual sea su jornada de trabajo.
Abordamos en este post 5 preguntas que se están haciendo muchas empresas y empleados y aquí puedes consultar las 9 aclaraciones que ha efectuado el Ministerio de Trabajo en un comunicado emitido el viernes, 10 de mayo.
Las 5 FAQs cruciales
Resolvemos las 5 preguntas más frecuentes (FAQs) que se están planteando ahora mismo las empresas:
1. ¿Cuál es exactamente la obligación?. La empresa está obligada a registrar diariamente la jornada de trabajo. Ese registro, según establece expresamente la normativa, deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada empleado.
¡Cuidado!: Si la empresa cuenta en el centro de trabajo con varias salas (por ejemplo, un gimnasio, sala de relax, ofrece talleres de yoga, sesiones de fisioterapia…), deberá tener cuidado a la hora de registrar ese tiempo, lo que puede complicar mucho las cosas (instalar sistemas de registro en cada una de las salas, habilitar en la aplicación informática la existencia de esas salas para que el empleado fiche cuando las utilice…).
2. ¿Cómo hay que efectuar el registro? La normativa no lo especifica. A salvo de que se llegue a un acuerdo al respecto con los representantes, la empresa puede decidir libremente cómo va a realizar el registro. De hecho, la Inspección de Trabajo en su Instrucción emitida en su momento (Instrucción 3/2016) dejó claro que la empresa puede decidir libremente el tipo de registro.
Por tanto, puede ser manual (en papel), por huella dactilar (teniendo en cuenta la normativa de protección de datos), vía ordenador (a través de una aplicación informática), a través del móvil corporativo…
¡Cuidado!: En cuanto al móvil personal, una empresa no puede obligar a los empleados a que se instalen en su móvil personal una aplicación para fichar. Por tanto, sólo podrá hacerse por el móvil cuando exista un móvil corporativo.
3. ¿Durante cuánto tiempo hay que conservar el registro?. La empresa deberá conservar los registros durante cuatro años y permanecerán a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
4. ¿Es obligatorio negociar con los representantes? La normativa establece que mediante negociación colectiva o acuerdo de empresa o, en su defecto, decisión del empresario previa consulta con los representantes legales de los trabajadores en la empresa, se organizará y documentará este registro de jornada.
En definitiva, a falta de negociación colectiva, si no se llega a un acuerdo de empresa con los representantes de los trabajadores, entonces su empresa podrá decidir unilateralmente cómo efectuar el registro. Eso sí, en todo caso hay que sentarse para intentar negociar y consultar previamente a los representantes antes de tomar una decisión.
¡Importante!: El Ministerio de Trabajo ha dejado muy claro que la Inspección de Trabajo y Seguridad Social (ITSS) va a vigilar desde ya el cumplimiento de la medida. Ahora bien, de forma excepcional, de no disponerse de modelo de registro diario de la jornada, la ITSS requerirá que la empresa acredite que se están llevando a cabo las negociaciones pertinentes con los representantes de los trabajadores para cumplir, de la manera más inmediata posible, con la obligación de registro diario de jornada exigida por la norma.
¡Cuidado!: Las empresas sujetas a un convenio de empresa que esté próximo a expirar, deben tener en cuenta que probablemente el tema del registro diario será uno de los puntos críticos que se pongan sobre la mesa de negociación con los representantes.
5. ¿Y si la empresa incumple la obligación? No contar con el registro supone una infracción grave tipificada con multas de 626 a 6.250 euros (NOTA: la graduación depende de varios criterios, entre ellos, el número de trabajadores afectados. Si el número de empleados de la empresa alto, la Inspección tenderá a imponer la multa máxima, es decir, la cifra de 6.250 euros)
En su Instrucción de 2016 (cuando la Audiencia Nacional dicto una sentencia, revocada posteriormente por el Tribunal Supremo, sobre el registro de jornada), la Inspección estableció el protocolo a seguir (parece que se va a seguir en esa línea).
En esa Instrucción se establecía que en caso de ausencia del registro, se realizará un requerimiento a la empresa para que cumpla con su obligación. Además, extenderá un acta de infracción.
En el acta de infracción se hará constar el periodo de tiempo que abarca el incumplimiento de la obligación de registro diario de la jornada, así como los trabajadores a que se refiere.
Esto es especialmente importante de cara a la posterior actuación que se llevará a cabo nuevamente en aquellas empresas en las que la primera inspección hubiera finalizado imponiendo un acta de infracción por inexistencia del registro.
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