Protección de datos (RGPD): el 14 de mayo dejan de estar operativos los sistemas de notificación de ficheros a la AGPD
La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) acaba de informar que con motivo de la próxima aplicación del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), que suprime la obligación de notificar ficheros a la AEPD para su inscripción en el Registro General de Protección de Datos, el próximo lunes, 14 de mayo de 2018 dejan de estar operativos los sistemas de notificación de ficheros tanto a través del formulario NOTA como a través del envío de notificaciones en formato XML.
La obligación de notificar ficheros se sustituye a partir del 25 de mayo de 2018 por elaborar un registro de actividades de tratamiento que deberá contener la información señalada en el artículo 30 del citado Reglamento.
El Registro de Actividades
La AEPD recuerda que este registro puede definirse como el conjunto de operaciones dirigidas a conseguir una determinada finalidad que se legitiman en una misma base jurídica. Cada tratamiento incluirá una serie de operaciones como, por ejemplo la recogida, registro, organización, estructuración, consulta o utilización de los datos.
Una actividad de tratamiento se debe incluir en el registro de actividades en el momento previo antes de su puesta en marcha. Para facilitar la documentación del registro se puede utilizar la información previa documentada en los análisis iniciales realizados durante la fase de definición de la operación de tratamiento, sin olvidar que la estructura del mismo deberá corresponder a lo que el punto 1 del artículo 30 del RGPD detalla. La identificación y descripción de las actividades del tratamiento, no solo es una obligación, sino una necesidad en las fases iniciales para facilitar el análisis de riesgos.
Cada responsable de tratamiento deberá valorar el grado de segregación o agregación al que somete sus tratamientos generando elementos diferentes que se corresponden con finalidades, bases jurídicas y grupos de individuos distintos.
Actualizado permanentemente
Desde la AEPD recuerdan que es fundamental que el registro de actividades esté permanentemente actualizado y en un formato claro y legible que facilite su comprensión por parte de terceros.
El registro de actividades de tratamiento se debe entender, necesariamente, como un documento vivo, que requiere revisión continua y actualización cada vez que se produzca un cambio relevante en alguna actividad de tratamiento registrada.
Pinche aquí para consultar el post publicado en nuestro Blog en el que realizamos un recopilatorio de herramientas creadas o habilitadas por la AEPD para facilitar a las empresas la adaptación al RGPD, el cual será directamente aplicable a partir del próximo 25 de mayo.
