¿Puede una empresa solicitar el certificado de antecedentes penales de sus empleados?
Algunas compañías se plantean recabar el certificado de antecedentes penales de sus empleados, ya sea durante el proceso de selección o bien una vez contratados en la plantilla. Pero, ¿es esto factible? La Agencia Española de Protección de Datos ha emitido una resolución muy reciente en la que recuerda que esta política infringe la normativa de protección de datos (Resolución de la AEPD de archivo de actuaciones de 28 de marzo de 2018).
En el caso concreto denunciado, una compañía envió a sus empleados un comunicado solicitando que firmasen una autorización para recabar en su nombre el certificado de antecedentes penales ante el Ministerio de Justicia. La empresa solicitaba a sus trabajadores el certificado bien presentándolo directamente el interesado o bien firmando una autorización para que la empresa lo solicitara en su nombre. Este requisito era indispensable para todos los trabajadores que se incorporasen a la empresa, independientemente del puesto de trabajo que desempeñasen.
Datos especialmente protegidos
En su resolución, la AEPD recuerda que la Ley Orgánica de Protección de Datos contempla los datos relativos a los antecedentes penales como datos especialmente protegidos, disponiendo que «los datos de carácter personal relativos a la comisión de infracciones penales o administrativas sólo podrán ser inculidos en ficheros de las Administraciones Públicas competentes en los supuestos previstos en las respectivas normas» (art. 7.5 de la LO 15/1999).
En este sentido, razona la Agencia, el legislador ha querido sustraer por complemento los ficheros que pudiesen contener los datos de antecedentes penales a cualquier ámbito particular, detemrinando que sólo los poderes públicos pueden ser titulares de tales ficheros. Por consiguiente, señala la resolución, «no es legalmente posible exigir a los empleados de una entidad un certificado de antecedentes penales, porque no pueden ser ser objeto de tratamiento por los particulares». Únicamente será posible hacerlo, matiza la Agencia, «en aquellos supuestos excepcionales en que, autorizados por una Ley y con las debidas garantías se contemple dicha medida».
En el caso concreto denunciado, como finalmente, la medida no se acabó llevando a cabo y la compañía no recabó los antecedentes penales de los empleados y se comprometió a no volver a llevar a cabo una iniciativa similar en el futuro, informando expresamente de ello a los empleados afectados, en este caso no se imputa sanción a la empresa al no existir constancia de que la compañía hubiera tratado los datos de carácter personal relativos a la comisión de infracciones penales o administrativas de sus empleados, de manera que, razona la resolución, «no consta que haya tenido lugar el tratamiento de datos denunciado, por lo que en esta ocasión no cabe imputar infracción de la LOPD».
